Wybór biura rachunkowego

BiuroWiększość przedsiębiorców, aby mieć więcej czasu na prowadzenie swojej działalności, zleca prowadzenie księgowości biurom rachunkowym. Jest to optymalne rozwiązaniegdyż złożoność przepisów podatkowych oraz czas jaki należy poświęć na ich interpretację oraz zatrudnienie pracownika jest dość kosztowne. Obecnie na rynku księgowym jest silna konkurencja, dlatego aby wybrać odpowiednie biuro warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę usług księgowych, ale również czy w ofercie takiej firmy pojawiają się następujące pozycje:

  • doradztwo związane z zakładaniem firmy, optymalizacją kosztów, wyborem formy opodatkowania
  • reprezentowanie przedsiębiorcy w toczących się postępowaniach podatkowych
  • korygowanie błędów, które zostały popełnione przez inne biura lub samodzielnie rozliczającego się podatnika
  • narzędzia online do fakturowania i wglądu w operacje księgowe
  • weryfikacja i sporządzanie umów cywilnoprawnych
  • prowadzenie dokumentacji kadrowej

Oto kilka drobnych sugesti, czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego:

  • Indywidualne podejście do klienta, które jest podstawą dobrej współpracy. Nowoczesne biura rachunkowe umożliwiają przesyłanie niezbędnych dokumentów kurierem lub drogą elektroniczną, udostępniają narzędzia do fakturowania oraz dają wgląd w operacje księgowe. Wykorzystanie nowoczesnych metod komunikacji to rozwiązanie, które oszczędza czas przedsiębiorcy, a także redukuje koszty związane z dojazdem.
  • Elektroniczne zestawienie dokumentów. Pamiętajmy, że czas to pieniądz a sprawny kontakt elektroniczny z klientem zaoszczędzi sporo czasu i nerwów. Jako przykład można tu przytoczyć sytuację, w której przedsiębiorca potrzebuje faktury przekazanej wcześniej do biura rachunkowego. Warto sprawdzić czy łatwo można ją odzyskać. Nowoczesne biura rachunkowe skanują dokumenty i są w stanie dostarczyć je przedsiębiorcom drogą elektroniczną.

  • Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) – przedsiębiorstwa, które zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg podatkowych muszą wykupić polisę OC. Minimalna suma gwarancyjna dla biur oferujących rozliczenia w ramach KPiR oraz ryczałtu ewidencjonowanego wynosi 5000 euro a dla KH  15000 euro.
  • Umowny zakres odpowiedzialności – warto zwrócić uwagę na to, jaki zakres odpowiedzialności za sprawy księgowe przewiduje umowa z biurem rachunkowym. Niska cena usług księgowych może wiązać się np. z brakiem reprezentacji przedsiębiorcy przed urzędami. Czy biuro wyśle za nas deklaracje podatkową do ZUS i US.  Jest to ogromne ułatwienie dla firmy, wiec warto o tym wspomnieć przy rozmowie z firmą. Następnie trzeba też się dowiedzieć czy  taka usługa jest w cenie czy trzeba za nią dopłacić.

  • Wsparcie merytoryczne – warto zwrócić uwagę w jakich godzinach dostępne jest księgowa, przez jakie kanały komunikacji oraz jaką tematykę obejmuje np. czy jest w niej doradztwo dotyczące optymalizacji kosztów firmowych.
  • Na koniec (ale nie najmniej istotne) czy wybrane biuro posiada certyfikat księgowy ministra finansów. Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe (lub jeden z jego pracowników) musi uzyskać imienny certyfikat, który jest wydawany przez Ministra Finansów. O taki dokument mogą się ubiegać osoby, które ukończyły studia wyższe lub podyplomowe z zakresu rachunkowości oraz posiadają trzyletni staż zawodowy w księgowości. Możliwe jest również uzyskanie wspomnianego certyfikatu po zdaniu specjalnego egzaminu państwowego – wówczas niezbędne są: dwuletni staż w księgowości oraz wykształcenie średnie.

Warto również pamiętać, że biuro rachunkowe odpowiada za wyrządzone szkody na podstawie sporządzonej umowy, a bezpieczeństwo klientów zapewnia obowiązkowa polisa OC. W związku z tym, jeżeli klient ucierpi w wyniku błędów biura rachunkowego, może domagać się odszkodowania. Jednak to przedsiębiorca nadal ponosi konsekwencje, które wiążą się np. z błędnymi zapisami w KPiR (odsetki podatkowe oraz odpowiedzialność karnoskarbowa), a umowa z biurem w żadnym stopniu nie ogranicza odpowiedzialności przedsiębiorcy za ewentualne błędy wykryte przez fiskusa.

Tak na prawdę nie ma złotego środka jakie biuro wybrać, ale na szczęście dzięki kilku sugetiom już możesz łątwiej wybrać odpowiednie biuro dla siebie. Oczywiście, jeśli jeszcze nie jesteście naszymi Klientami, w pierwszym rzędzie zapraszam do nas 🙂

Dodaj komentarz